Archives Verviétoises
Société royale Les Archives verviétoises
(en date du 29 juin 1995)
Société royale des Archives verviétoises
(en date du 30 novembre 1998)
Statuts
Proposés par la Commission, en sa séance du 3 novembre 2014, amendés et adoptés par l'Assemblée générale du 14 mars 2015.
Statuts originaux :
2 mai 1942 (Publication n° I, pp. 10-13).
Modifications statutaires :
1er mars et 3 mai 1947 (Bulletin, tome I, pp. 330, 338).
24 janvier 1953 (Bulletin, tome III, pp. 3-5, 11, 12).
4 juin 1966 (Bulletin, tome III, p. 272 et Publication, n° IX, volume II, in fine).
26 avril 1969 (Bulletin, tome IV, p. 67).
22 mai 1971 (Bulletin, tome VII, pp. 87-90).
27 novembre 1977 et 20 mai 1978 (Bulletin, tome XII, pp. 171-176).
29 juin 1995 (Bulletin, tome XXI, pp. 163-168).
30 novembre 1998 (Bulletin, tome XXIII, p. 203).
17 mars 2007 (Bulletin, tome XXIX, pp. 101-105).
Article I
Une société a été fondée le 2 mai 1942 sous le titre Archives verviétoises. Elle est devenue Société royale Les Archives verviétoises à la date du 29 juin 1995 et Société royale des Archives verviétoises à la date du 30 novembre 1998.
Article II
La société tient une Assemblée générale annuelle ordinaire. Elle organise des réunions et des excursions dont l'objet est en rapport avec l'histoire, la généalogie, l'héraldique, la sigillographie et la numismatique. Elle publie des travaux de ses membres sur ces sujets principalement dans les limites de l'arrondissement judiciaire de Verviers. Elle se réserve le droit de publier tous les documents manuscrits et imprimés devenus rares. La publication de travaux d'auteurs étrangers à la société peut être autorisée par la Commission.
La Société se réserve le droit d'organiser des activités avec d'autres sociétés.
Article III
Les membres de la société se répartissent comme suit :
1. Les membres effectifs. Leur admission se fait à la majorité des deux tiers des membres présents à l' Assemblée générale qui suit l'introduction de leur candidatures auprès de la Commission.
2. Les membres d'honneur, nommés pour services éminents rendus à la société.
3. Les membres protecteurs.
Les noms des membres d'honneur et des membres protecteurs figureront en tête de chaque Bulletin.
Les trois catégories des membres sont soumises au paiement de la cotisation dont le montant est déterminé par la commission administrative.
La démission d'office, après rappel préalable, de tout membre non en règle de cotisation entraîne la perte du droit à la publication en cours, les cotisations antérieures restant acquises à la société.
Article IV
La direction et l'administration de la société sont assumées par la Commission de la Société royale des Archives verviétoises, qui se compose du président, du vice-président, du secrétaire correspondant, du secrétaire rapporteur, du directeur des publications, du trésorier, du bibliothécaire et de conseillers. Le nombre de membres de la dite Commission ne peut être inférieur à trois ni supérieur à neuf.
Deux ou plusieurs fonctions peuvent être cumulées. De même, en cas d'élection aux fonctions de président et de vice-président d'un membre de la Commission exerçant une fonction permanente, il continuera à exercer ces fonctions s'il ne se présente aucun candidat pour décharger le nouvel élu de ses fonctions précédentes.
Article V
Le président est désigné par la Commission administrative pour un mandat de deux ans renouvelable. Le vice-président devient de plein droit président à l'expiration du mandat de ce dernier.
Article VI
Le président est le garant du respect des statuts de la société. Il anime les séances de la Commission, propose l'ordre du jour et veille à son respect. Il représente la société à l'extérieur. Il veille à trouver conférenciers et sujets d'excursion. Il prépare et anime les réunions tant celles de la Commission que plénières.
Il veille également au bon fonctionnement de la société dans toutes ses différentes activités.
En cas d'absence du président, le vice-président ou, à son défaut, le membre le plus âgé de la Commission en remplit les fonctions.
Dans les réunions en cas de parité dans les votes seulement, la voix du président est prépondérante.
Le vice-président seconde le président et le supplée si nécessaire.
Article VII
Le secrétaire correspondant tient à jour la liste des membres et des numéros de siège. Il se charge de la correspondance ainsi que de la rédaction et de l'envoi des Feuillets.
Article VIII
Le secrétaire rapporteur rédige les comptes rendus des différentes réunions, tant de la Commission que plénières, ainsi que des différentes activités telles que les excursions. Il les soumet à l'approbation lors de la réunion suivante. Ces comptes rendus sont conservés dans les archives de la Société.
Il se charge également de la chronique du Bulletin en récoltant ou rédigeant les résumés des conférences.
Article IX
Le directeur des publications est l'intermédiaire entre les différents auteurs et l'imprimeur. Il veille à la planification des publications. Il organise, au sein de la Commission, la lecture des différents manuscrits. Il se charge de la partie technique des publications réalisées chez un imprimeur.
Il procède également au Dépôt légal.
Article X
Le bibliothécaire est le responsable de la conservation du patrimoine de la société, c'est-à-dire de ses publications, des publications reçues par la société, des archives remises à la société. Il tient un inventaire permanent du patrimoine de la société.
Il se charge de la diffusion de nos publications notamment en approvisionnant la librairie choisie par la commission et qui en est le dépositaire.
Article XI
Le trésorier assure la comptabilité journalière de la société et présente les comptes annuels de celle-ci à l'Assemblée générale.
Article XII
La société publie la série Société royale des Archives verviétoises, ses Bulletins ainsi que ses Feuillets délivrés à tout membre en règle de cotisation pour le (ou les) exercice(s) intéressé(s).
En outre, la société se réserve le droit de publier des tirés à part de l'une ou l'autre de ces publications.
Article XIII
La Commission a dans ses attributions, l'examen, l'adoption ou le rejet de tous articles, travaux et études destinés à ses publications. À cet effet, elle pourra prendre l'avis de personnes, membres ou non de la Société, connues pour leur compétence dans un domaine particulier.
Les articles, études et travaux proposés pour l'impression ne seront reçus que pour autant qu'ils soient complets, définitifs et présentés sur un support informatique à convenir avec la Commission.
La Commission se réserve le droit d'accepter ou de rejeter tout travail sans avoir à se justifier.
Article XIV
Les auteurs dont les travaux ont été admis à l'impression et font l'objet d'une publication en recevront gratuitement des exemplaires dont le nombre sera fixé par la Commission.
Tous les droits exclusifs sur les travaux publiés sont réservés à la Société pendant le délai légal de façon à la laisser maître de décider d'une éventuelle réédition des dits travaux. Ces droits ne retourneront aux auteurs qu'en cas de dissolution de la société.
Article XV
Seul le directeur des publications est habilité à traiter avec l'imprimeur à qui il remet le bon à tirer. Les exemplaires des publications y compris les tirés à part réservés aux auteurs ne peuvent être vendus à un prix inférieur à celui fixé par la Commission.
Article XVI
La Commission fixe l'ordre et le niveau (série ou bulletin) des travaux qui lui sont proposés. Les auteurs sont seuls responsables du contenu des travaux édités par la société.
Article XVII
La Commission se réunit chaque fois qu'elle l'estime nécessaire et ce, à la demande du président ou d'un de ses membres.
Article XVIII
Les modifications aux présents statuts ne peuvent être adoptées qu'après avoir été présentées par la Commission et portées à l'ordre du jour de l'Assemblée générale.
Article XIX
Tous les cas non prévus par les présents statuts seront tranchés par la Commission.
Article XX
La Société royale des Archives verviétoises ne peut être dissoute que par une décision prise en Assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin un mois d'avance. La dissolution doit être votée à la majorité des trois quarts des membres présents.
Les avoirs financiers de la société seront répartis en parts égales entre les membres effectifs en règle de cotisation depuis plus de cinq ans. Les fonds d'archives et les livres de la bibliothèque seront cédés aux institutions désignées par l'Assemblée générale extraordinaire.
Les présents statuts remplacent et annulent ceux votés antérieurement, dont la dernière modification a été publiée dans le Bulletin, tome XXIX (2007), pp. 101 à 105.
LA COMMISSION
Pierre COSTE, président et trésorier
Louis BECKERS, secrétaire correspondant
François PASQUASY, directeur des publications
François HICK, conseiller
Paul MALMENDIER, conseiller
Verviers, le 14 mars 2015